Ante la eventual presencia del COVIT19 en Colombia la superintendente delegada para el notariado profirió la circular número 308 del 13 de marzo de 2020 en atención a las medidas adoptadas por el gobierno nacional por medio de la cual se toman acciones de contención ante el COVIT19 y la prevención de enfermedades asociadas al primer pico epidemiológico de enfermedades respiratorias.
Teniendo en cuenta la evolución de la emergencia, especialmente con la velocidad de propagación del virus, se hace preciso concretar las nuevas acciones que deben ser tenidas en cuenta por parte de los señores notarios del país.
Por lo anterior se les insta para que en desarrollo de su autonomía sigan adoptando las medidas necesarias para prevenir y mitigar el impacto que el COVIT19 pueda causar tanto en los usuarios del servicio como en los empleados de las notarías, garantizando por supuesto, la adecuada prestación del servicio.
No obstante lo anterior en ejercicio de la OIVC que ejerce la Superintendencia de Notariado y Registro, gestiona las medidas siguientes de carácter obligatorio hasta el día 30 de mayo de 2020:
1.– Se autoriza mediante acto administrativo un horario especial hasta el 30 de mayo para la prestación del servicio público notarial en todo el territorio nacional en dos turnos que serán escogidos por los notarios, atendiendo la necesidad de cada ciudad o municipio. Para el efecto los horarios autorizados son: lunes a viernes de 8 a 1, lunes a viernes de 1 a 6:00 o lunes a viernes de 10 a 3.
2.– Se suspende la exigencia de imposición y cotejo de la huella dactilar en los trámites o actos que se adelantaban ante las diferentes loterías del país hasta el 30 de mayo de 2020, como quiera que es un agente de propagación.
3.- Para los notarios que hacen parte del grupo de personas de la tercera edad, esto es mayores de 60 años, podrán prestar el servicio a través de notario encargado que designe para tal fin.
4.– Invitar a los usuarios del servicio público notarial a utilizar los medios electrónicos y tecnológicos disponibles evitando el desplazamiento físico a la notaría.
5.– Tener a disposición de los empleados y usuarios los elementos necesarios para el lavado de manos (gel antibacterial, jabón líquido y toallas desechables).
6.– Mantener las instalaciones o lugares de trabajo en adecuadas condiciones de higiene y limpieza, procurando el flujo de ventilación constante en las diferentes áreas de la notaría.
7.- Promover brigadas de limpieza en los puestos de cada uno de los trabajadores.
8.– Limitar el ingreso a la notaría a un solo usuario por trámite, sin que pueda incurrir en una misma notaría más de 5 personas al tiempo. En el lugar de presentarse fila para el ingreso a la notaría se mantendrá una distancia no menor a 2 metros entre cada usuario.
9.– Suspender la prestación de servicios notariales en clínicas y hospitales así como actos a domicilio. Excepcionalmente se podrá prestar a las personas de mayores de 60 años de edad cuando el notario, previa verificación, pueda constatar que no haya ingresado recientemente a Colombia proveniente de países con casos confirmados de COVID19 o que no se encuentra en aislamiento preventivo.
10.– Suspender la prestación de servicios públicos los días sábados y domingos.
11.– Implementar el trabajo en casa a través de medios virtuales para aquellos funcionarios de las notarias, sujetos de especial protección constitucional, tales como madre cabeza de familia, en estado embarazo, en lactancia, con enfermedades catastróficas, raras o huérfanas y con afecciones de salud.
12.- Elaborar actas de control de ingreso de usuarios a las notarías.
13.– Capacitar a los líderes del sistema de gestión de las notarías frente al reconocimiento de los signos y síntomas de COVID19, identificar los antecedentes en cuanto a exposición de la enfermedad.
14.– Notificar casos sospechosos de trabajadores con COVID19 ante las autoridades competentes como secretaría de salud distritales, departamentales y municipales.
15.- Suministrar información oportuna y veraz, permitiendo el desarrollo de los procedimientos que establezca las autoridades sanitarias en los centros de trabajo.
16.– Contar con una ruta de comunicación interna, que permita la recepción de la información de trabajadores con síntomas y antecedentes sospechosos del virus.
17.- El equipo de seguridad y salud en el trabajo de cada notaría es responsable de notificar casos sospechosos a las autoridades de salud de su territorio.
Finalmente y en aras de coadyuvar las medidas impartidas por parte del gobierno nacional, la superintendencia agradece a los notarios del país acatar las presentes directrices en Procura de la correcta prestación del servicio público notarial
